5 tips over het in gebruik nemen van ERP software

Het selecteren van een nieuw ERP systeem kan een uitdagend proces zijn. Er is namelijk geen enkele leverancier of geen enkel pakket de absolute winnaar en iedereen heeft een beetje gelijk. Als u uw keuze gemaakt heeft, start de volgende uitdaging: het inrichten. Hierbij kunt u gelukkig wel vertrouwen op de expertise van uw gekozen leverancier. Er van uitgaande dat deze vaste protocollen heeft en goed nagedacht heeft over de oplossing, komt u daar wel uit. En dan denkt u dat u er bent… maar niets is minder waar. Dan begint het pas.

Het in gebruik nemen van software is misschien wel de zwaarste hobbel die u moet nemen in het proces. Wij geven u 5 tips over het in gebruik nemen van ERP software:

1. Test alsof je live ben

Veel te vaak gebeurt het dat gebruikers pas goed gaan testen bij livegang en dat is te laat. Instrueer daarom je gebruikers te testen alsof je al live bent! Een goede test zorgt namelijk voor een soepele ingebruikname en vrijwel altijd voor een soepel vervolg.

2. Behoud een 1-op-1 beslisstructuur

Zorg dat na het project de programmeurs / consultants van de ERP leverancier niet rechtstreeks opdrachten uitvoeren die vanuit de eindgebruikers komen. Je ERP wordt daardoor een spaghetti van aanpassingen. Blijf intern een projectleider houden en verwacht ook één sparringspartner bij je ERP leverancier.

3. Werk met sjablonen voor het invoeren van gegevens

Deze is heel pragmatisch maar oh zo belangrijk. Want waarom kies je voor een ERP? Voor duidelijke rapportages. Waarom zouden die niet goed gaan? Door slechte data. Zorg daarom dat wanneer iemand een nieuwe klant of nieuw artikel invoert er een sjabloon keuze komt en de belangrijkste gegevens gelijk ingevuld worden. Zo ben je niet meer afhankelijk van menselijke invoer (of fouten) en ben je verzekerd van goede data.

4. Ga als directie zelf ook een dag “orders invoeren”

Het is heel simpel: om te weten hoe rapportages tot stand komen en hoe iets in elkaar zit, moet je weten waar de bron ligt. Daarom het advies: ga zelf eens een dag op zo’n afdeling zitten.

5. Werk instructies

Werkinstructies zijn cruciaal bij het live gaan. Niet alleen omdat het onzekerheid wegneemt bij eindgebruikers, maar ook omdat het vastlegt hoe je wilt dat er gewerkt wordt. Wij zien vaak dat deze werkinstructies slechts half gemaakt worden, logisch gezien het tijdgebrek.

Daarom het advies van Blisss ERP Projecten: stel een stagiaire aan die dit kan doen. Het is namelijk niet moeilijk maar wel cruciaal werk. Desgewenst regelen wij die stagiaire voor u!