Koppeling Dynamics NAV 2017 met Outlook

Door
In Blogs

Nieuwe Outlook koppeling in NAV 2017 bespaart u veel tijdOutlook Dynamics NAV koppeling

In onze vorige blog vertelden we uitgebreid over de nieuwe functionaliteiten en add-ins van Microsoft Dynamics NAV 2017. Eén van deze add-ins, is de integratie met Outlook. Outlook is wereldwijd het meest gebruikte E-mail programma met 360 miljoen gebruikers. In de ontwikkeling van NAV 2017 heeft Microsoft haar teams van Outlook en Dynamics NAV zeer nauw laten samenwerken, met een fraaie coproductie tot gevolg. De koppeling tussen Outlook en NAV 2017 is in onze ogen een enorme aanwinst voor zowel productie- en handelsbedrijven als zakelijk dienstverleners.

Veel van onze dagelijkse werkzaamheden voeren we uit op basis van Outlook: contact met klanten, het ontvangen van inkomende orders, het verzenden van facturen en het plannen van afspraken. Voor veel van deze handelingen maakt men gebruik van het achterliggende ERP of CRM systeem. Bijvoorbeeld om informatie op te halen over:

  • Verkoopkansen, offertes en facturen
  • Inkooporders
  • Voorraden
  • Financiële informatie zoals openstaande posten en kredietlimiet

Waar men voorheen nog moest schakelen tussen Outlook, ERP en CRM, zijn deze systemen in NAV 2017 volledig geïntegreerd. NAV 2017 gebruikers kunnen daardoor hun gebruikelijke handelingen volledig vanuit Outlook doen. Dit betekent een enorme efficiëntieslag voor de gebruikers van Navision. In dit artikel nemen we u mee door de belangrijkste voordelen van de koppeling tussen Dynamics NAV 2017 en Outlook.

E-mail van Outlook en NAV 2017 geïntegreerdKoppeling ERP en E-mail

Door de nieuwe add-in van Outlook in Microsoft Dynamics NAV 2017 krijgen gebruikers direct vanuit Outlook toegang tot financiële- en commerciële informatie over hun klanten, de openstaande verkoopkansen en voorraden. Via één druk op de knop hebben NAV 2017 gebruikers daardoor direct alle benodigde informatie bij de hand, zonder daarvoor te hoeven zoeken in hun ERP of CRM. Deze informatie wordt door middel van een dashboard bestaande uit “tegels” op een overzichtelijke manier voor de gebruikers samengevat.

 

Orders aanmaken en verzenden door koppeling Outlook en NAV 2017

Microsoft Dynamics NAV 2017 gebruikers hebben beter inzicht in de achterliggende klantinformatie en kunnen op basis van deze informatie ook direct handelen. Men kan namelijk vanuit Outlook doorklikken naar het ERP-systeem en direct documenten (zoals een orderbevestiging) aanmaken. Deze orderbevestiging wordt meteen in het sjabloon gemaakt dat voor deze klant opgeslagen is. Vervolgens kunnen NAV 2017 gebruikers deze documenten via Outlook met één druk op de knop naar de klant versturen. Terwijl de orderbevestiging onderweg is naar de klant, wordt de order verwerkt in het ERP.

Koppeling Outlook Agenda en Dynamics NAV 2017

De koppeling tussen NAV 2017 en Outlook is ook voor dienstverlenende bedrijven een uitkomst om efficiënter te werken. Door een afspraak te openen in de Outlook Agenda, krijgen NAV 2017 gebruikers gelijk inzicht in achterliggende klantinformatie. Hierdoor zijn gebruikers altijd goed op de hoogte van belangrijke klantinformatie vóór-, tijdens- en na een klantafspraak. Daarnaast stelt de koppeling gebruikers van NAV 2017 in staat om facturen, orderbevestigingen en offertes uit te werken en te versturen vanuit Outlook. Wanneer een consultant bijvoorbeeld 2 uur bij een klant op locatie heeft gewerkt, kan deze consultant direct vanuit zijn Outlook Agenda de factuur opstellen voor de geleverde diensten. Veel financiële handelingen kan men nu vanuit Outlook doen, waardoor men niet eens meer naar NAV 2017 hoeft te schakelen.

Documenten zoeken, bewerken en versturen vanuit Outlook NAV 17 en Outlook

NAV 2017 is voorzien van een functie waarmee gebruikers documenten op kunnen zoeken waarnaar verwezen wordt in de tekst van E-mails. NAV 2017 herkent een documentnummer in de tekst (bijvoorbeeld een factuurnummer) en zoekt deze factuur automatisch in het ERP. In Outlook wordt vervolgens een link weergeven naar de desbetreffende factuur. De factuur kan door NAV 2017 gebruikers direct geopend, bewerkt en verzonden worden via Outlook. Deze verregaande en simpele automatisering bespaart NAV 2017 gebruikers veel extra handelingen en dus tijd en geld.

Blisss ERP Projecten is erg enthousiast over de koppeling tussen NAV 2017 en Outlook. Het helpt onze klanten om op een simpele wijze sneller en makkelijker te werken. Wilt u weten hoe u in 2017 efficiënter kunt werken? Bel ons dan voor een afspraak: dan geven we u een gratis demo zodat u weet welke kansen NAV 2017 voor uw organisatie biedt.

Kom meer te weten over de koppeling met Outlook.