Kraantechniek Nederland hijst ICT naar hoger plan

Na vijftien jaar gewerkt te hebben met een los boekhoudpakket en een los klantenbeheersysteem, besloot Kraantechniek Nederland B.V. de giek in een andere richting te draaien. Het bedrijf wilde de versnipperde applicaties integreren in één oplossing die als basis zou dienen voor verdere integratieslagen. Hiervoor werd de hulp ingeroepen van Blisss Software.

Eilandautomatisering

In de beginsituatie was de boekhouding nog ondergebracht in een verouderd softwarepakket, draaiend op een verouderde Apple computer. Facturen werden apart gemaakt en het klantenbeheer was ondergebracht in een DOSpakket. Ingrid Mochel, directeur van Kraantechniek Nederland B.V. legde samen met Blisss de vinger op de zere plek: er was duidelijk sprake van ‘eilandautomatisering’. Mochel besloot de automatisering naar een hoger plan te tillen.

Geïntegreerde oplossing

Na een grondige zoektocht naar een geschikt programma dat zowel het huidige CRM-systeem als het boekhoudprogramma kon vervangen en de achterliggende processen (klantenbeheer en financiële verwerking) in een centraal systeem kon integreren, kwam Mochel al snel uit op Microsoft Dynamics NAV 5.0. “Deze oplossing stak boven de concurrentie uit als het gaat om gebruiksgemak en herkenbaarheid.” Nadat de keuze voor Dynamics NAV 5.0 was bepaald, gaf Mochel Microsoft partner Blisss de opdracht het pakket te implementeren en de
uitdagingen – zoals het onderbrengen in NAV van diverse klant specifieke sjablonen voor gespreksverslagen, opdrachtbevestigingen en brieven – het hoofd te bieden.

Puzzelmethodiek maakt workflow zichtbaar

Na de kennismaking en interviews met medewerkers kreeg Blisss het startsein om te beginnen met de implementatie. Tijdens de voorbereidingen was het soms lastig de workflow (de bedrijfsprocessen) goed in kaart te krijgen. Hierbij deed de Blisss puzzelmethodiek goede dienst, een in puzzelstukjes opgedeelde flowchart die als hulpmiddel dient voor het inzichtelijk maken van de bedrijfsprocessen. Met deze methodiek kregen beide partijen snel inzichtelijk hoe de bedrijfsprocessen het beste geautomatiseerd konden worden. Na twee maanden was de basisimplementatie opgeleverd en ging het systeem live. Na de implementatie bleek het een uitdaging om te wennen aan de nieuwe werkwijze. Dit werd ondervangen met een gebruikerstraining. Blijvende ondersteuning en dagelijks gebruik van de software bleek de sleutel tot een succesvolle ingebruikname.

Aanzienlijke tijdwinst

In de nieuwe situatie zijn klantenbeheer en boekhouding in een geïntegreerde omgeving ondergebracht en gekoppeld aan een Document Management Systeem voor het beheer van klantspecifieke sjablonen. Voordeel hiervan is dat er geen dubbele handelingen meer uitgevoerd hoeven te worden. Dit levert een tijdbesparing op van maar liefst 20%.

Beter inzicht in kosten en opbrengsten

Behalve tijdwinst heeft Kraantechniek Nederland nu uitgebreid inzicht in de kostenstructuur en opbrengsten van recente projecten. Er kan gespecificeerd worden tussen projecten, werknemers, kosten per auto en andere variabelen. Dit maakt het mogelijk om nieuwe projecten onderling te vergelijken en ‘best practices’ inzichtelijk te maken. Deze kunnen vervolgens bij nieuwe projecten ingezet worden. Op lange termijn wil Mochel ook het projectmanagement volledig onderbrengen in het systeem.

Tip van Kraantechniek Nederland:  Laat u goed adviseren en nodig verschillende bedrijven uit om tot een gefundeerde keuze te komen.