De 5 grootste fouten bij het aanschaffen van een ERP-systeem en hoe je deze fouten kunt vermijden

Door
In Blogs

De 5 grootste valkuilen bij het aanschaffen van een ERP-systeem 

Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven veel geld uitgeven én jaren besteden aan de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Maar uiteindelijk voldoet het ERP-systeem vaak niet aan de wensen van de klant of wordt er niet het maximale uit het ERP-systeem gehaald.

1. Het gebrek aan een eisen- en wensenlijsteisen en wensen ERP

Voordat u begint met het onderzoeken van ERP-systemen, is het cruciaal om een eisen- en wensenlijst op te stellen. In deze lijst neemt u zaken mee die de huidige problemen verhelpen en de gewenste oplossingen om uw doelen te bereiken. Zorg voor input van elke afdeling die het systeem gaat gebruiken. Immers, wanneer gebruikers het gevoel hebben dat het ERP-systeem het werk niet makkelijker maakt, zullen ze het niet gebruiken. Als mensen het systeem niet gebruiken, zal het niet de resultaten opleveren die u verwacht.

2. Geen vergelijking van meerdere leveranciers

Zodra u een gedetailleerde eisen- en wensenlijst hebt opgesteld, is het belangrijk om verschillende leveranciers te onderzoeken en vergelijken. Hiermee voorkomt u dat u een leverancier over het hoofd ziet die wellicht beter past. Het vergelijken van ERP-leveranciers is een tijdrovend proces maar is een ontzettend belangrijke stap in het proces. Het is dus belangrijk om hiervoor ruim tijd vrij te maken in de agenda.

3. Laten afleiden door mogelijkheden van het ERP-systeem die voor u niet van belang zijn

Wanneer u begint met het onderzoeken van ERP-oplossingen en demo’s krijgt van potentiële leveranciers, kunt u gemakkelijk afgeleid raken door de veelheid aan mogelijkheden van de verschillende ERP-systemen. Daarom is het belangrijk om eerst te kijken naar de opgestelde eisen- en wensenlijst voordat u een beslissing maakt. Als een bepaalde functie niet helpt bij het oplossen van een probleem, dan is het niet iets dat een belangrijke factor zou mogen spelen in het aankoopproces.

4. Het onderschatten van de impact van een nieuw ERP-systeem voor de organisatie en werknemers

Het is bekend dat acceptatie van gebruikers één van de sleutelfactoren is voor een succesvolle ERP implementatie. Veel bedrijven kiezen echter een ERP-oplossing omdat ze bedrijfsprocessen willen stroomlijnen. Daarbij staan ze niet stil bij de vraag wie het nieuwe systeem gaat gebruiken en welke impact dit op hen en hun werkzaamheden heeft. Om dit te voorkomen kunt u twee dingen doen:

  1. Tijdens de oriëntatiefase input van gebruikers vragen over wat ze nodig hebben in het systeem;
  2. Wanneer u voor een ERP-oplossing hebt gekozen, zorg er dan voor dat alle gebruikers de training krijgen die ze nodig hebben. Zo weet u zeker dat ze het volledige potentieel van het systeem gaan gebruiken.

5. De voor- en nadelen van ERP-systemen ‘in de cloud’ of ‘on-premise’ niet afwegenERP software

Cloud-gebaseerde ERP-oplossingen staan tegenwoordig volop in de belangstelling. Het spreekt voor zich dat werken in de cloud veel voordelen biedt ten opzichte van werken ‘on-premise’. Wanneer er bijvoorbeeld medewerkers zijn die veel buiten de deur werken,  dan maken cloud-oplossingen het voor hen eenvoudig om toegang te krijgen tot de software die zij nodig hebben. Bovendien hoeft u niet meer te investeren in serverhardware om het systeem te gebruiken. Dit scheelt aanzienlijk in de initiële investering. Ook vermindert u de werklast van het IT-personeel omdat de leverancier het onderhoud van de software voor u afhandelt. Er zijn ook een aantal nadelen van het werken in de cloud. Zo is er altijd een internetverbinding nodig en bent u meer afhankelijk van uw cloud leverancier.

 

Heeft u interesse in Dynamics NAV 2018?