Documenten inscannen, registreren en archiveren met Document Capture

Door
In Blogs

Wat is Document Capture?Document Capture

Document Capture is een add-on voor Microsoft Dynamics NAV waarmee je documenten kunt importeren, herkennen, registreren, goedkeuren en archiveren. Door het gebruik van een sjabloon en een documentanalyse kun je geïmporteerde bestanden extraheren en registreren.

Daarnaast maakt Document Capture gebruik van de uitgebreide versie van de bestaande workflow in Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met extra functies en opties waarmee je bijvoorbeeld inkoopfacturen kunt weergeven en bewerken, zonder dat je het fysieke document bij de hand hebt.


Sneller en papierloos werken

Met de service van Document Capture is het vermoeiende proces van het registreren van documenten in Microsoft Dynamics NAV volledig geautomatiseerd.

Door vooraf gedefinieerde e-mailadressen en mappen op een bestandsserver te gebruiken, worden alle ontvangen documenten automatisch gedownload en OCR-verwerkt. Ontvangen papieren documenten kunnen op dezelfde manier worden gescand en verwerkt.

 

Wat doet OCR?

OCR (Optimal Character Recognition) zet een gescande afbeelding om naar een voor een computer leesbare tekst. Dit maakt het mogelijk om veel meer te kunnen doen met Document Capture dan alleen digitaliseren.

– OCR maakt formulierherkenning mogelijk

– OCR maakt dataextractie mogelijk

– Met OCR kan je tekst doorzoeken in het document, dit zorgt ervoor dat het document makkelijker terug te vinden is

– Daarnaast maakt OCR documentclassificatie mogelijk

 

Onderstaand filmpje geeft een goed beeld van de mogelijkheden:

 

 

Hoe je gehele organisatie profiteert van Document Capture

Boekhouding/financiën

Veel financiële afdelingen maken nog gebruik van papier gebaseerde systemen of Excel-spreadsheets, Dit kan leiden tot tijdsverspilling en productiviteitsverlies. Bij bijvoorbeeld de crediteurenadministratie kan verloren tijd gelijk zijn aan te late betalingstoeslagen of de gemiste kans om kortingen voor vervroegde betalingen te realiseren.

Document Capture zorgt voor een gecentraliseerde opslag voor essentiële informatie met gemakkelijke toegang voor alle medewerkers. Dit helpt de financiële afdeling minder fouten te maken, tijd te besparen en essentiële informatie vast te leggen.

 

Sales en Marketing

Deze afdelingen zijn afhankelijk van veel soorten documenten, zoals productbrochures en RFP-documenten. Document Capture helpt de Sales en Marketing afdelingen met de manier waarop ze documenten opslaan en gebruiken. De software zorgt ervoor dat medewerkers de juiste versies van de documenten versturen. Bovendien hebben medewerkers met mobiele oplossingen toegang tot verkoop- en marketingdocumenten waar dit het meest effectief is – op kantoor, onderweg of zelfs op locatie bij een klant/prospect.


Inkoop

De afdeling die waarschijnlijk het meeste profijt heeft van deze oplossing is de inkoop. Document Capture maakt het mogelijk om inkoopfacturen na ontvangst in te scannen en automatisch elke factuurregel te factureren. Via zeer configureerbare sjablonen kan elk type document worden behandeld, zoals leveranciersbeschrijvingen, orderbevestigingen, contracten, overeenkomsten en certificaten.

 

 

Ik wil een afspraak maken voor Document Capture!